1) Perché una festa?
L’obiettivo. Prima di organizzare tutto, è fondamentale definire il risultato che si vuole raggiungere. Il benessere degli ospiti è la base. Ma se la festa ha uno scopo di marketing (per esempio, presentare un prodotto, un libro, un’azienda...), occorre puntare anche sulla visibilità, il passaparola, la presenza di giornalisti. In questo caso, a ogni evento deve corrispondere una notizia, cioè una novità in grado di suscitare l’interesse dei giornalisti e convincerli a partecipare. L’argomento “commerciale” va introdotto al momento giusto: non prima di mangiare (la gente ha fame e non è ancora arrivata tutta) e non dopo (molti se ne sono già andati). L’ideale è tra il dessert, la frutta e il caffè. Presentazione veloce e mai noiosa. «E’ importante che l’evento non sia una semplice manifestazione di se stessi (aziende o persone), ma che persegua un obiettivo. Perciò le varie scelte (dal buffet alla scenografia) vanno fatte non in base al gusto personale di chi ci mette i soldi, ma in base a quelli del target di riferimento» consiglia Chiara Bassani.

2) Trova un’idea forte
Ogni festa deve avere un elemento caratterizzante “forte”. All’inaugurazione del Billionaire, il locale di Briatore, un anno fa un’auto di grande valore “galleggiava” in piscina. In occasione della presentazione del libro Peccati, l’idea più originale (e ripresa dalla stampa) è stata quella di realizzare sette pizze ispirate ai vizi capitali. «Una volta ho organizzato una presentazione con i relatori seduti su un tappeto nella posizione yoga del loto e ne hanno parlato tutti» illustra Igor Righetti. Ma a volte basta molto meno, come il colore (giallo) della cravatta di tutto il personale o quello (bianco) delle portate del menu. L’idea forte è quella che colpisce il partecipante e rimane fissa nel ricordo del party.

3) Vuoi 100 persone? Invitane 200
La scelta degli ospiti è fondamentale. In genere, per avere 100 partecipanti, se ne devono invitare il doppio (considerando però anche che molti verranno accompagnati). L’importante è che siano ben amalgamati e possano socializzare. Quando questo non avviene, bisogna sempre intervenire, scegliendo gli argomenti e “mixando” gli intervenuti in base ad affinità e interessi comuni. Igor Righetti suggerisce un’altra strada: «A volte, bisogna mischiare le liste degli invitati. Alcuni dei miei eventi più riusciti sono stati valorizzati dalla presenza contemporanea di pornostar e uomini di Chiesa. Per creare l’evento, bisogna anche essere capaci di osare». Occorre essere sempre proiettati sugli ospiti e le loro esigenze: creare degli spazi per le interviste dei giornalisti, ma anche saper fronteggiare le piccole emergenze (da un bottone staccato, all’esigenza di un taxi). Il nemico numero uno di un party è comunque la noia. Per scongiurarla, puntare sulla musica e l’intrattenimento. Tenendo sempre un asso nella manica (un gadget, una sorpresa, una premiazione...) per i momenti di stanca.

4) L’atmosfera giusta: usa le candele
La scelta della location è fondamentale nella buona riuscita dell’evento. Se non si conosce il posto, occorre fare prima un sopralluogo. Da verificare anche la facilità di accesso, la vicinanza di parcheggi, l’impianto di aerazione, il numero di posti a sedere, il guardaroba e i bagni (che devono essere inappuntabili e ben distribuiti). Attenzione alle barriere architettoniche: una bella scalinata è di certo scenografica, ma può mettere in difficoltà le persone anziane e quelle con problemi di deambulazione. Il fumo è un problema: piuttosto che tappezzare ovunque di cartelli di divieto, meglio togliere di mezzo i posacenere e allestire uno spazio per i fumatori. «Per creare l’atmosfera giusta? Le luci devono essere diffuse, mai dirette, di una tonalità calda. Bene anche le candele: oggi sono molto sfruttate, ma conferiscono all’ambiente una suggestione irrinunciabile» dichiara Rocca.

5) No alla cena modesta. Sì a un aperitivo ricco
Il cibo da offrire agli ospiti dipende dall’ora. A pranzo, qualcosa di leggero. Intorno alle 18, si punta sull’aperitivo. Fino alle 20:30, qualche stuzzichino. Per ora di cena, gli ospiti si aspettano un menu più ricco. Il cibo deve essere sempre ottimo e abbondante: meglio un aperitivo ricco che un pranzo modesto. In caso di pasto in piedi, scegliere monoporzioni e cibi facili da mangiare senza sporcarsi. Prevedere sempre alternative per persone vegetariane e a dieta. Evitare, in genere, patatine e noccioline (unte e poco sane) o pasticceria mignon (non originale). Meglio trovare un filo conduttore del proprio menu (un colore, una provenienza regionale...). Fondamentale la torta, da personalizzare in base all’evento (con la copertina del libro da lanciare, un’immagine del festeggiato...). Da non trascurare neanche le bevande, dall’acqua allo champagne (o spumante, in caso di budget non stellari).

6) I soldi non fanno la felicità
Un budget illimitato non è una garanzia di buona riuscita. Anzi, l’abbondanza di denaro spesso porta a eccedere e far diventare il party di cattivo gusto. Al contrario, il bisogno aguzza l’ingegno. «Per valorizzare una vecchia tovaglia basta una copertura in tulle; un sacchetto di carta pieno di sabbia diventa un centrotavola originale; parte dell’illuminazione può essere garantita da economicissime candele; acqua e specchi creano riflessi suggestivi... La bravura consiste nel partire da quello che si ha a disposizione e nel saper attingere anche dalle risorse non economiche (amici, luoghi, idee...)» suggerisce Tiziana Rocca. Che dà anche un’idea di come ripartire il budget disponibile: 25% per la location, 25% per il cibo, 15% per il servizio, 15% per i Vip, 10% per inviti e gadget e 10% per la regia.

7) Un gadget per te
Un ricordino della festa è sempre gradito. Non bisogna spendere molto, ma regalare qualcosa di mirato. Particolarmente apprezzati i piccoli portafortuna. Nell’ambito di eventi aziendali promozionali, si privilegiano gadget personalizzati con logo e colori dell’azienda. Fra gli oggetti da evitare, perché inflazionati, ci sono penne e portachiavi. Quando è possibile, meglio usare oggetti unisex e non legati a una taglia. Fra i più graditi: bandana, borse, teli da mare, candele profumate, essenze da bagno, confezioni di alimenti...

8) La festa è finita, comincia il lavoro
Gli amici se ne vanno, inizia un altro lavoro. Bisogna infatti chiedersi se la festa è stata un successo, se gli ospiti si sono divertiti, se l’obiettivo è stato raggiunto. Un’analisi critica è fondamentale sia per gli addetti ai lavori (chi organizza eventi per mestiere) sia per i “privati”. Bisogna verificare punto per punto tutti gli elementi (location, personale, addobbo, buffet...), individuando gli errori eventualmente commessi, in modo da non ripeterli in futuro. Bisogna poi conservare una documentazione della festa (foto, menu, lista degli invitati...), per presentarla ai clienti e alla stampa, ma anche per non ripetersi.

I nostri esperti
«Per riuscire bene non c’è un solo segreto, ma un’alchimia fra vari elementi: la location, il buffet, la scelta degli invitati, la tempistica» Tiziana Rocca, organizzatrice di eventi
«Più dei soldi, conta osare. I miei eventi più riusciti? Quelli dove avevo invitato preti e pornostar» Igor Righetti, giornalista-massmediologo
«La sfida è quella di saper ridere di se stessi e dei propri clienti: aiuta a ridimensionare ogni situazione» Chiara Bassani, agenzia di marketing e comunicazione

Il libro, il corso
Esperta di comunicazione e organizzazione di eventi da quasi 15 anni, Tiziana Rocca dispensa i suoi consigli nel libro Feste, cene, cocktail. Come organizzare una serata di successo (Sperling & Kupfer, 13 euro). Il tema è anche al centro del corso, teorico e pratico, che tiene a Roma (costo, 1.500 euro; prossima edizione, febbraio 2006).
INFO: tel. 06 39746600, www.tizianarocca.it

Chi fa da sé fa per tre
In occasione del lancio di H3G, la TRC ha realizzato due mega eventi, a Roma e Milano. A Roma immagini dei 3 venivano proiettate dappertutto, tanto da risultare “avvolgenti”. Dei 3 giganti indicavano agli ospiti la strada da seguire. Le hostess indossavano magliette con il numero 3 stampato o ricamato. I centrotavola erano dei 3 di margherite bianche. E, alla fine della serata, gli ospiti hanno ricevuto dei cioccolatini a forma di 3.

«Così ti presento il mio libro»
La presentazione di un libro in una libreria, seduti a parlare? Banale, scontato e inutile su un piano mediatico, per Igor Righetti: «Quando è uscito il mio Prove tecniche di comunicazione, l’ho presentato nel corso di un after hour dalle 20 alle 5 del mattino, in un caffè di Roma. Gli ospiti venivano accolti da un’attrice vestita da barbona che esibiva il cartello “Non ho saputo comunicare” e da un finto pazzo con la camicia di forza. Sul pavimento, poi, erano costretti a calpestare la sagoma di un corpo che rappresentava la lingua italiana. Quindi trovavano la scritta: “La lingua italiana è morta e anche tu hai contribuito a ucciderla”. C’era poi anche una grossa flebo pensata per rianimarla. La presentazione vera e propria è durata 27 secondi: la comunicazione è ormai ridotta all’osso».

La festa di Java
La Citigate Gunpowder ha organizzato in Italia la prima Java Conference dieci anni fa. «Allora il linguaggio era poco conosciuto, ma la manifestazione attirò migliaia di persone. La novità fu quella di portare elementi di spettacolo (filmati con animazione, comici sul palco, conduzione affidata a Simona Ventura e non a un esperto del settore...) in un ambiente in cui, fino a quel momento, si era comunicato in modo molto diverso» spiega Chiara Bassani. Il risultato? La Java Conference è arrivata alla decima edizione, diventando un punto di riferimento del settore.
INFO: www.citigategunpowder.it

di Lucia Ingrosso ( Indirizzo e-mail protetto dal bots spam , deve abilitare Javascript per vederlo ). Millionaire dicembre 2005