Addio copisterie arrivano i GED

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Carte, fatture, contratti: la legge dà il via libera all’archiviazione elettronica dei documenti. Si presentano così nuovi spazi d’impresa. Ecco come aprire un service per trasformare in file tutto ciò che è su carta…

che cosa fa

offre un servizio di archiviazione elettronica dei documenti cartacei.

requisiti

per partire occorrono uno scanner di buon livello, un software per archiviare i file e un buon computer.

quanto guadagna

fatturato medio: da 100 a 200 mila euro l’anno.

formazione

corsi di formazione sono spesso compresi nell’acquisto di software e hardware.

Il futuro della copisteria potrebbe chiamarsi Ged, Gestione elettronica dei documenti. Un servizio in grado di liberare da carte e fatture migliaia di metri quadri negli uffici e che farebbe risparmiare alle aziende cifre iperboliche. Soprattutto ora che il decreto ministeriale del 23 gennaio ha stabilito che i documenti elettronici possono sostituire quelli cartacei anche dal punto di vista legale. Al macero, quindi, le montagne di fatture o di contratti che affollano gli scaffali di tutti gli uffici e che potrebbero essere sostituiti da qualche decina di CdRom o dal disco rigido di qualche computer.

Un’indagine di Idc, svolta per conto di Xerox, ha calcolato che la gestione dei documenti cartacei incide sul bilancio di un’azienda tra il 5 e il 15% del fatturato. L’indagine è stata effettuata su grandi aziende, ma il discorso non cambia molto se si parla di commercialisti, notai o avvocati. Il mercato di chi può essere interessato a sostituire la carta con i supporti informatici è potenzialmente immenso. I vantaggi di quest’operazione chiamata «digitalizzazione» sono evidenti. Il documento cartaceo, per esempio una cartella clinica, viene fotografato con un apparecchio che si chiama scanner e somiglia un po’ a una fotocopiatrice. Al momento in cui serve, basta fare una ricerca sul proprio pc per veder comparire il documento sul monitor. Nasce così una nuova opportunità di impresa. Aprire un service di Ged sembra avere buone prospettive di riuscita: «E’ un mercato in grande espansione, tant’è che la nostra azienda – dichiara Angelo Sebeto, di Xerox (www.xerox.it) – ha aperto una sezione Imaging e una divisione Business Services, che svolge direttamente il servizio per conto terzi. Oltre a fornire la consulenza e le attrezzature per gli altri service o le aziende che vogliono organizzarsi in proprio».

I clienti di Xerox sono multinazionali, ministeri, istituti bancari. Se si punta a clienti di questo genere, non basta attrezzarsi come una copisteria. Per clienti di piccole dimensioni, invece, si può partire con investimenti contenuti. In teoria, basterebbe uno scanner di buon livello con un software per gestire le immagini e archiviare i singoli file e, naturalmente, un buon computer. Oltre agli strumenti per masterizzare CdRom, Dvd o altri supporti per l’archiviazione definitiva. Lo scanner, però, deve essere molto veloce e in grado di scansire una gran quantità di pagine ogni giorno. «Si chiamano “scanner di produzione” – spiega Fulvio Covone, specialista di imaging per Xerox – e sono in grado di acquisire almeno ottomila documenti al giorno. Sono alimentati automaticamente e devono supportare il formato A3, che è il doppio del comune foglio di carta per fotocopie». Uno scanner di questo tipo può costare intorno ai 10 mila euro. Praticamente, 100 volte lo scanner domestico.

«Una volta che il piccolo imprenditore ha l’hardware, il software e il know how – dichiara Luca Gargiulo, senior manager di Bain & Co Italy – può strutturare il suo servizio in due modi. Il primo è fare la digitalizzazione per il cliente e restituirgli i supporti informatici che poi lui userà per conto suo. Altrimenti, può tenere i documenti digitali in un proprio server, che il cliente consulterà dai suoi uffici via Internet. In questo secondo caso, il compenso è misto: in parte per il lavoro iniziale e in parte a consumo».

Piero Paciolla, 40 anni, è titolare della Arc Service di Cassano delle Murge, vicino Bari. Ha cominciato a fare questo tipo di servizio nel 1996: «Sono partito affidandomi a una società che è poi fallita – racconta – e così, quando ormai avevo comprato computer, scanner e masterizzatore, ho deciso di andare avanti da solo. Ho cominciato telefonando a tutti gli amici e conoscenti: commercialisti, notai, avvocati. Tutti dicevano che il servizio era interessante, ma poi aggiungevano di non avere denaro. A quel punto, ho tentato con qualche grossa azienda, finché qualcuno mi ha detto di sì. Il primo anno ho fatturato circa 100 milioni di lire con tre o quattro clienti». Oggi, la società di Paciolla fattura 250 mila euro e i clienti sono Comuni, Aziende sanitarie locali e ospedali.

«Molti clienti si organizzano per fare questo lavoro da soli – spiega Franco Abela, direttore generale di Eurosistemi (www.eurosistemi.it), società che da 12 anni opera in questo settore – e quindi acquistano da noi le attrezzature, il software, la consulenza e la formazione. Ma, prima di cominciare ad archiviare i documenti correnti, ci chiedono di digitalizzare il loro archivio storico». Il fatturato di Eurosistemi è stato, nel 2003, di un milione di euro, la metà dei quali dovuti all’attività di service. «I nostri affiliati – precisa Abela – si dedicano per il 70% al service e per il 30% alla vendita e l’assistenza sui sistemi aziendali. In totale, fatturano in media 200 mila euro l’anno. Il costo per l’affiliazione è di 10 mila euro, ma comprende il software e l’assistenza per cinque anni». Il problema vero in questo tipo di lavoro è nella fase preventiva. Spiega Abela: «Il difficile sta nell’organizzazione dell’archivio che il cliente già possiede, pensando che tutti i documenti archiviati vanno poi ritrovati, e nella preparazione del preventivo. Si rischia di chiedere troppo poco o, al contrario, di essere fuori mercato».

Le variabili che incidono sui costi sono tante: la quantità dei documenti ma, soprattutto, le loro condizioni. Ci vuole meno tempo se i documenti sono tutti simili. Meglio ancora se sono dei moduli tutti uguali. Se, invece, sono ognuno diverso dall’altro, come succede con le fatture, allora ci vuole molto più tempo. E poi c’è la concorrenza sleale. Tempo fa, a Genova, una società sconosciuta ha vinto una gara indetta dal Comune con un ribasso sproporzionato. Si scoprì, poi, che gli archivi da digitalizzare venivano spediti in Albania e alcuni dei cartoni si persero per strada. Il problema fondamentale, infatti, è che questa attività è basata in buona parte sul lavoro manuale. E questo ha un costo altissimo e difficilmente stimabile.

«I nostri sono concessionari che vengono coinvolti quasi come degli affiliati» spiega Roberto Baudizzone, responsabile dei prodotti di firma digitale alla CompEd Software Design (www.comped.it) di Genova. «Devono pagare una fee annua tra i due e i quattromila euro e partecipare obbligatoriamente ai nostri corsi. Il fulcro del nostro lavoro è la firma digitale: per i nostri clienti è importante che un documento acquisito digitalmente sia anche riconosciuto dalla legge. E che, quindi, possa essere distrutto l’originale cartaceo».

L’intervento più recente è il decreto che il ministero dell’Economia ha emanato i mesi scorsi. Adesso, una fattura conservata su un CdRom può sostituire quella stampata su carta che può così essere distrutta. «Questo offrirà lo spazio per un nuovo mercato» dichiara Domenico Piazza, che da anni organizza Omat, una manifestazione dedicata proprio alla gestione elettronica dell’ufficio. «Gli studi professionali, i commercialisti, i notai potrebbero risparmiare, in proporzione, anche più delle grosse aziende. Basta pensare che senza gli scaffali pieni di carta, avrebbero bisogno di uno studio più piccolo. Magari la metà. E, con i prezzi che si pagano al metro quadro in una grossa città, si possono risparmiare migliaia di euro al mese».

che cosa dice la legge

Si è cominciato a parlare di sostituzione della carta con i file del computer con la legge Bassanini del 1997. Tra le altre disposizioni, tutte dedicate alla semplificazione della Pubblica amministrazione, questa legge conteneva le norme per l’istituzione della firma digitale. Prima in Europa e in larghissimo anticipo sugli Usa. Proprio grazie alla firma digitale, un sistema per garantire l’autenticità di un file informatico, lo Stato può riconoscere la validità di un documento digitale esattamente come se si trattasse di un foglio di carta con timbri e firme autografe.

Per applicare quella legge, si sono aspettate le circolari che chiariscono gli aspetti pratici. L’ultima, dello scorso gennaio, stabilisce che si possono distruggere i documenti cartacei e sostituirli con quelli digitali, solo se si tratta di «documenti non unici». Documenti, cioè, che possono essere ricostruiti tramite altri documenti, che non possono essere distrutti. Per esempio, una fattura, alla quale si può arrivare anche senza l’originale: basta consultare i libri contabili di chi l’ha emessa. Per gli altri, invece, è necessario conservare l’originale cartaceo, a meno che un pubblico ufficiale, tipicamente un notaio, non certifichi che la copia archiviata su un CdRom «è conforme all’originale». Un’operazione che, per un intero archivio, è improponibile.

per saperne di più

www.iter.it

Il sito della società che organizza Omat, la fiera più importante del settore.

www.infodoc2000.com

Per acquistare attrezzature e  software per operazioni in proprio o per conto terzi.

www.documentoelettronico.com

Informazioni utilissime per chi vuole capirci qualcosa.

www.ibis.it/skd/prepdf.html

Una tipografia milanese che fornisce il servizio di acquisizione elettronica di documenti.

http://free.7host01.com/arcasp/default.asp

Una società di Cassano (BA) che offre servizi di archiviazione elettronica e di certificazione dei documenti con firma digitale.

Giampiero Moncada, Millionaire 4/2004

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