Ex manager del noto motore di ricerca, oggi ragazzo d’oro dell’imprenditoria Usa, Douglas C. Merrill ci guida a gestire il lavoro sfruttando la tecnologia del sito più visitato al mondo. «Non perché ne sia azionista, ma perché ne conosco l’efficienza»
Il tempo è poco. La memoria limitata. Il cervello sovraccarico. E allora? Per fortuna che c’è la tecnologia a darci una mano. Condividere impegni e documenti sul Web. Usare le email come un archivio. Sostituire la conoscenza con la ricerca. Usare smartphone e lettori di e-book per ottimizzare i tempi. Comunicare con Twitter e Skype. Questa, in sintesi, la ricetta di uno dei golden boy dell’imprenditoria Usa: Douglas C. Merrill (www.douglascmerrill.com) è giovane, ricco, bello e di successo. Fino al 2008 è stato una delle colonne di Google. Poi ha lavorato per la Emi. Oggi è Ceo di una startup che ha fondato lui stesso, la ZestCash. Ha conseguito un dottorato in Scienze cognitive a Princeton. Ed è coautore (insieme a James A. Martin) del libro Manuale di organizzazione per gente disorganizzata.
Quando ti sei posto per la prima volta il problema dell’organizzazione?
«Io sono dislessico e questo rende più complicati molti compiti della vita di tutti i giorni. Per me, è più difficile leggere così come rimanere concentrato. Sono molte le sfide che scaturiscono dalla dislessia. Perciò, fin da ragazzino, ho dovuto trovare modi diversi per risolvere quei problemi. Questi “trucchetti” sono diventati la base della mia filosofia organizzativa».
Organizzati si nasce o si diventa?
«Si diventa. è importante però che ci rendiamo conto che siamo tutti uno diverso dall’altro. Abbiamo differenti energie, debolezze, stress. In effetti, l’unica cosa che condividiamo è quel kg abbondante di materia collocata tra le orecchie: il nostro cervello. Dal momento che siamo tutti diversi, l’organizzazione deve basarsi su una serie di strumenti personalizzati piuttosto che su un insieme rigido di regole».
Quali sono le conseguenze negative della disorganizzazione?
«Essere disorganizzati rende tutto più difficile e aumenta notevolmente il livello di stress. E un alto livello di stress abbassa la nostra produttività che, a sua volta, rende tutto ancora più difficile».
Memoria e organizzazione: c’è un collegamento?
«Quando fai qualcosa, le informazioni di cui hai bisogno si trovano nella tua memoria a breve. Ma tale memoria è molto limitata. In effetti, puoi ricordarti tra le cinque e le nove cose al massimo. Quando cambi obiettivi, devi prendere queste informazioni e spostarle dalla memoria a breve a quella a lungo termine. Il processo di spostare informazioni nel proprio cervello è sorprendentemente difficile e pieno di imprecisioni. Spesso si fanno errori nello spostare ricordi e nel ricercarli quando necessario. Questo è il motivo per cui non riusciamo a essere multitasking e ci stressiamo facilmente».
Come cominciare a organizzarsi?
«Il primo passo è esaminare la tua vita. Cercare di capire che cosa la rende così difficile. Da un lato ci sono le tue azioni – la tendenza al multitasking, per esempio – dall’altro ci sono le costrizioni sociali: forse i tuoi impegni lavorativi sono disallineati rispetto alla tua vita sociale. Amici, colleghi e consiglieri di fiducia possono aiutarti in questo momento. Solo dopo aver individuato questi aspetti, puoi cominciare a cambiarli».
Quale la tua prossima sfida?
«Circa un anno fa, ho fondato una società che utilizza la tecnologia per fare prestiti a quanti negli Usa non hanno accesso al credito tradizionale. La società sta andando bene, ma le piccole imprese devono affrontare una realtà complessa. Perciò questa è una grossa sfida per me».
Cosa consigli a chi cerca il suo posto nel mondo?
«Farsi continuamente domande. Cercare di imparare il più possibile. Spesso, i migliori insegnanti sono quelli che non hanno niente a che vedere con te. Perciò, per trovarli, devi darti molto da fare».
Il cervello funziona così
› Il multitasking (cioè fare più cose impegnative contemporaneamente) è innaturale e stressante.
› Nell’immediato ricordiamo dalle cinque alle nove cose. Ciò che è importante viene “codificato” (cioè passato nella memoria a lungo termine). Il resto si perde. Conviene ricordare solo l’essenziale. Il resto, basta sapere dove andarlo a cercare.
› Meglio tante e piccole cose che poche e grandi: il cervello ricorda più le prime che le seconde.
› Effetto cocktail party: siamo a una festa, bombardati di suoni e musica, ma se qualcuno ci chiama riusciamo a cogliere il nostro nome, anche se solo sussurrato. È merito del cervello, che ci avvisa quando capta qualcosa che giudica importante.
› Il cervello è inadatto a prendere decisioni: se ha troppe opzioni da esaminare, va in tilt. E finisce per scegliere quella più “familiare”. Per restare lucidi, occorre analizzare un’opzione alla volta.
› Il maggior stress: il cambio di contesto. Evita di cambiarlo repentinamente e aggrega gli impegni simili.
Gli strumenti per organizzarsi online
I motori di ricerca
Perché sforzarsi di ricordare la differenza tra stalattite e stalagmite (a meno di non dover sostenere un esame di Geologia), quando basta digitare la parola su un qualsiasi motore di ricerca per avere il risultato in un attimo? Merrill consiglia Google, che dà la precedenza alle pagine più linkate (e, quindi, popolari). Per avere i risultati migliori bisogna essere il più descrittivi possibile, racchiudere la ricerca tra virgolette, escludere ciò che non si vuole. Quello che non tutti sanno è che con Google si possono anche fare ricerche all’interno di un sito (basta digitare il testo da cercare e poi scrivere site: seguito senza spazi dal nome del sito. Per esempio, chi cerca la parola memoria nel sito di Millionaire deve digitare memoria site:nuovo.millionaire.it. Ma anche usare Google come calcolatrice, traduttore (translate.google.com), convertitore di misure… Se si cambia spesso computer e si sente la necessità di avere sempre l’elenco dei propri siti preferiti, si può usare un’applicazione come Xmarks.
La posta elettronica
Niente ha agevolato il nostro lavoro più delle email. Per Douglas Merrill il sistema migliore è Gmail, che permette anche di recuperare tutte le email che provengono da altri account. La posta elettronica può anche trasformarsi in un enorme archivio. In Gmail non esistono cartelle in cui archiviare i messaggi. La cosa migliore è applicare invece etichette e filtri a ogni singolo messaggio, in modo da evidenziare le email che esigono una risposta o anche quelle che arrivano da siti commerciali. Qualche consiglio ulteriore: non creare cartelle denominate “varie” (inutili perché non significative). Lavoro e vita privata: usare due account di posta elettronica distinti. L’importante è che l’account consenta ricerche rapide, dia l’accesso da tutti i computer e cellulari, abbia un ottimo filtro anti spam e conceda molto spazio, in modo da non dover cancellare vecchi messaggi per far posto a quelli nuovi.
I calendari condivisi
Nessun uomo è un’isola. Tutti noi lavoriamo e viviamo con altre persone, per cui sono rilevanti i nostri impegni e spostamenti. Da qui la convenienza di utilizzare un calendario elettronico, condiviso in uno spazio Web. Meglio evitare calendari che si limitano agli impegni professionali e che permettono di coinvolgere solo i colleghi (come Outlook/Exchange). L’ideale è un calendario che possa essere condiviso da chiunque si voglia, in qualunque momento. Un calendario accessibile da qualsiasi mezzo, in cui effettuare ricerche facili e veloci e dove tenere memoria di tutti i propri impegni. Su GoogleCalendar, è possibile segnare gli impegni di tipo diverso con colori diversi e creare filtri per condividere con gli altri solo le porzioni di calendario che li riguardano.
Lavori di gruppo nella nuvola
Immaginiamo di dover redigere il report di una riunione. Lo scriviamo, lo mandiamo via email ai partecipanti, chiediamo i loro interventi. Poi c’è il problema di riportare tutte le modifiche in un’unica versione. La risposta sta in un documento condiviso nel cloud (in Rete) e non in un singolo computer, a cui tutti gli interessati possano accedere per consultazioni, interventi, modifiche.
Lucia Ingrosso, Millionaire 6/2011
