Il meeting che ti uccide

Di
Redazione Millionaire
23 Agosto 2012

Quante volte, durante una riunione aziendale, avete visto i vostri dipendenti dormire, annoiarsi o desiderare di essere arsi vivi piuttosto che presenziare al vostro terribile incontro?

E quante volte avreste voluto capire cosa c’era che non andava in una presentazione che a voi piaceva tanto?

A questo proposito, vogliamo proporvi un’interessante infografica, ispirata al libro “Death by meeting” di Patrick Lencioni. Lencioni è un autore affermato di best seller che esaminano e offrono soluzioni per risolvere le problematiche inerenti ai gruppi di lavoro.

Nello specifico, il libro da cui l’infografica è tratta si occupa di effettuare un’analisi di alcuni tipici problemi che si possono riscontrare durante le riunioni aziendali.

In progressione, guardiamo insieme questa interessante infografica.

Il primo aiuto concreto è un piccolo quiz utile per capire se le vostre riunioni sono gradite o meno dai membri del vostro team. L’autore suggerisce, una volta scoperto l’esito del quiz, di analizzare le risposte e cercare le ragioni del vostro fallimento. Successivamente, vengono indicati 5 piccoli passi per migliorare immediatamente il vostro modo di fare meeting.

Il quiz

Di seguito le domande a cui rispondere utili per capire quanto sono efficaci le riunioni nella tua organizzazione.

  1. Le tue riunioni sono noiose e grigie?
  2. I membri del tuo team si interrogano sull’utilità degli incontri?
  3. Sono stati evitati problemi cruciali o sono stati sorvolati durante il meeting?
  4. Ti chiedi se i membri del team si tirano indietro durante gli incontri?
  5. I membri del team si lamentano di dover partecipare alle riunioni?
  6. Trovi che i meeting terminino senza soluzioni ai problemi critici?
  7. Discuti di argomenti amministrativi, tecnici e strategici, durante le stesse riunioni?
  8. Tagli corto le discussioni importanti a causa di restrizioni di tempo?
  9. Il tuo team è riluttante ad andare fuori sede più di una volta all’anno per esaminare lo stato dell’organizzazione e del business?
  10. I membri del tuo team sembrano disinteressati durante il meeting?

A questo punto, se le risposte sono in maggior numero positive, è assolutamente necessario ottenere una svolta seguendo i 5 piccoli passi suggeriti dalla nostra infografica e riportati qui di seguito.

1 Fai un check-in quotidiano

Questa operazione richiede dai 5 ai 10 minuti e consiste nel mostrare quotidianamente programmi ed attività

Suggerimenti:

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  • Non sederti.
  • Rendi questa operazione un appuntamento fisso.
  • Non posticipare la riunione se qualcuno non può partecipare.

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2 Segui una tattica settimanale.

È un tipo di attività che richiede dai 45 ai 90 minuti. Ogni settimana è necessario rivedere attività e obiettivi, risolvendo ostacoli e problemi tattici.

Suggerimenti:

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  • Fai prima un resoconto iniziale e poi fissa un’agenda.
  • Posponi le discussioni strategiche.

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3 Strategia mensile.

Si impiegano dalle 2/4 ore, tempo che dovrai occupare discutendo, analizzando, facendo un brainstorming e prendendo decisioni sui problemi critici che riguardano gli obiettivi a lungo termine.

Suggerimenti:

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  • Limitati a 1 o 2 argomenti alla volta.
  • Preparati e fai ricerca.
  • Impegnati in confronti utili.

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4 Riflessione esterna trimestrale

In questo tempo, che ti impegnerà 1/2 giorni, rivedi la strategia, l’ambiente competitivo, le tendenze industriali, il personale chiave e lo sviluppo del team.

Suggerimenti:

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  • Esci dall’ufficio
  • Focalizzati sul lavoro, limita le attività sociali
  • Non sovra-strutturare o sovraccaricare il programma

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I 5 suggerimenti per rendere i tuoi meeting migliori

Conosci lo scopo del meeting

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  • Stiamo parlando di tattica, scadenze brevi o problemi strategici?

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Chiarisci cosa c’è in gioco.

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  • I partecipanti sanno cosa potrebbe succedere se venissero prese cattive decisioni?

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Cattura i membri del tuo team dall’inizio

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  • Riferisci ai partecipanti perché il tuo meeting è importante

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Metti da parte abbastanza tempo

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  • Non essere tentato a finire prima che i problemi chiave siano risolti. Mantieni chiarezza ed impegno

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Provoca conflitti costruttivi

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  • Il conflitto non dovrebbe essere personale. Fai modo che vengano sviluppati diversi punti di vista e che il tuo personale li esplichi al meglio.

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Quelle che abbiamo proposto sono solo delle piccole linee guida che vi possono aiutare ad ottimizzare al meglio le vostre riunioni aziendali. Di sicuro, la buona riuscita di un meeting dipende da tanti fattori: dal team che avete dinanzi, dalla motivazione, da quanto voi stessi credete al progetto che state portando avanti. Ricordate però una cosa: riunioni noiose ed inefficaci uccidono la parte attiva del vostro team e, di conseguenza, la crescita della vostra azienda.

 

Giuseppina Ocello

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