No party? Non vendi? Come trasformare una festa in una serata di successo

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1) Perché una festa?

L’obiettivo. Prima di organizzare un party, è fondamentale definire il risultato che si vuole raggiungere. Il benessere degli ospiti è la base. Ma se la festa ha uno scopo di marketing (per esempio, presentare un prodotto, un libro, un’azienda…), occorre puntare anche sulla visibilità, il passaparola, la presenza di giornalisti. In questo caso, a ogni evento deve corrispondere una notizia, cioè una novità in grado di suscitare l’interesse dei giornalisti e convincerli a partecipare. L’argomento “commerciale” va introdotto al momento giusto: non prima di mangiare (la gente ha fame e non è ancora arrivata tutta) e non dopo (molti se ne sono già andati). L’ideale è tra il dessert, la frutta e il caffè. Presentazione veloce e mai noiosa. «E’ importante che l’evento non sia una semplice manifestazione di se stessi (aziende o persone), ma che persegua un obiettivo. Perciò le varie scelte (dal buffet alla scenografia) vanno fatte non in base al gusto personale di chi ci mette i soldi, ma in base a quelli del target di riferimento» consiglia Chiara Bassani di Citigate Gunpowder.

2) Trova un’idea forte

Ogni festa deve avere un elemento caratterizzante “forte”. All’inaugurazione del Billionaire, il locale di Briatore, un anno fa un’auto di grande valore “galleggiava” in piscina. In occasione della presentazione del libro Peccati, l’idea più originale (e ripresa dalla stampa) è stata quella di realizzare sette pizze ispirate ai vizi capitali. «Una volta ho organizzato una presentazione con i relatori seduti su un tappeto nella posizione yoga del loto e ne hanno parlato tutti» illustra Igor Righetti, massmediologo. Ma a volte basta molto meno, come il colore (giallo) della cravatta di tutto il personale o quello (bianco) delle portate del menu. L’idea forte è quella che colpisce il partecipante e rimane fissa nel ricordo del party.

3) Vuoi 100 persone? Invitane 200

La scelta degli ospiti è fondamentale. In genere, per avere 100 partecipanti, se ne devono invitare il doppio (considerando però anche che molti verranno accompagnati). L’importante è che siano ben amalgamati e possano socializzare. Quando questo non avviene, bisogna sempre intervenire, scegliendo gli argomenti e “mixando” gli intervenuti in base ad affinità e interessi comuni. Igor Righetti suggerisce un’altra strada: «A volte, bisogna mischiare le liste degli invitati. Alcuni dei miei eventi più riusciti sono stati valorizzati dalla presenza contemporanea di pornostar e uomini di Chiesa. Per creare l’evento, bisogna anche essere capaci di osare». Occorre essere sempre proiettati sugli ospiti e le loro esigenze: creare degli spazi per le interviste dei giornalisti, ma anche saper fronteggiare le piccole emergenze (da un bottone staccato, all’esigenza di un taxi). Il nemico numero uno di un party è la noia. Per scongiurarla, puntare sulla musica e l’intrattenimento. Tenendo sempre un asso nella manica (un gadget, una sorpresa, una premiazione…) per i momenti di stanca.

4) L’atmosfera giusta: usa le candele

La scelta della location è fondamentale nella buona riuscita dell’evento. Se non si conosce il posto, occorre fare prima un sopralluogo. Da verificare anche la facilità di accesso, la vicinanza di parcheggi, l’impianto di aerazione, il numero di posti a sedere, il guardaroba e i bagni (che devono essere inappuntabili e ben distribuiti). Attenzione alle barriere architettoniche: una bella scalinata è di certo scenografica, ma può mettere in difficoltà le persone anziane e quelle con problemi di deambulazione. Il fumo è un problema: piuttosto che tappezzare ovunque con cartelli di divieto, meglio togliere di mezzo i posacenere e allestire uno spazio per i fumatori. «Per creare l’atmosfera giusta? Le luci devono essere diffuse, mai dirette, di una tonalità calda. Bene anche le candele: oggi sono molto sfruttate, ma conferiscono all’ambiente una suggestione irrinunciabile» dichiara Rocca.

5) No alla cena modesta. Sì a un aperitivo ricco

Il cibo da offrire agli ospiti dipende dall’ora. A pranzo, qualcosa di leggero. Intorno alle 18, si punta sull’aperitivo. Fino alle 20:30, qualche stuzzichino. Per ora di cena, gli ospiti si aspettano un menu più ricco. Il cibo deve essere sempre ottimo e abbondante: meglio un aperitivo ricco che un pranzo modesto. In caso di pasto in piedi, scegliere monoporzioni e cibi facili da mangiare senza sporcarsi. Prevedere sempre alternative per persone vegetariane e a dieta. Evitare, in genere, patatine e noccioline (unte e poco sane) o pasticceria mignon (non originale). Meglio trovare un filo conduttore del proprio menu (un colore, una provenienza regionale…). Fondamentale la torta, da personalizzare in base all’evento (con la copertina del libro da lanciare, o un’immagine del festeggiato). Da non trascurare neanche le bevande, dall’acqua allo champagne (o spumante, in caso di budget non stellari).

6) I soldi non fanno la felicità

Un budget illimitato non è una garanzia di buona riuscita. Anzi, l’abbondanza di denaro spesso porta a eccedere e far diventare il party di cattivo gusto. Al contrario, il bisogno aguzza l’ingegno. «Per valorizzare una vecchia tovaglia basta una copertura in tulle; un sacchetto di carta pieno di sabbia diventa un centrotavola originale; acqua e specchi creano riflessi suggestivi… La bravura consiste nel partire da quello che si ha a disposizione e nel saper attingere anche dalle risorse non economiche (amici, luoghi, idee)» suggerisce Tiziana Rocca. Che dà anche un’idea di come ripartire il budget disponibile: 25% per la location, 25% per il cibo, 15% per il servizio, 15% per i Vip, 10% per inviti e gadget e 10% per la regia.

7) Un gadget per te

Un ricordino della festa è sempre gradito. Non bisogna spendere molto, ma regalare qualcosa di mirato. Particolarmente apprezzati i piccoli portafortuna. Nell’ambito di eventi aziendali promozionali, si privilegiano gadget personalizzati con logo e colori dell’azienda. Fra gli oggetti da evitare, perché inflazionati, ci sono penne e portachiavi. Quando è possibile, meglio usare oggetti unisex e non legati a una taglia. Fra i più graditi: bandana, borse, teli da mare, candele profumate, essenze da bagno, e confezioni di alimenti.

8) La festa è finita, comincia il lavoro

Gli ospiti se ne vanno, inizia un altro lavoro. Bisogna infatti chiedersi se la festa è stata un successo, se la gente si è divertita, se l’obiettivo è stato raggiunto. Un’analisi critica è fondamentale sia per gli addetti ai lavori (chi organizza eventi per mestiere) sia per i “privati”. Bisogna verificare punto per punto tutti gli elementi (location, personale, addobbo, buffet…), individuando gli errori eventualmente commessi, in modo da non ripeterli in futuro. Bisogna poi conservare una documentazione della festa (foto, menu, lista degli invitati…), per presentarla ai clienti e alla stampa, ma anche per non ripetersi.

Lucia Ingrosso, Millionaire 12/2005

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