Smart working, i 10 comandamenti (pratici) del lavoro agile

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Stefano Paganini, IT consultant, spiega ai lettori di Millionaire tutte le mosse per lavorare (bene) a distanza.

  1. Il dopo comincia prima. Bisogna organizzare i documenti su cui stiamo lavorando da casa in previsione del ritorno in ufficio. Il primo passo è creare la cartella “lavoro” che contenga tutto, in modo da facilitare il “trasporto”.
  2. Fai ordine in casella. «Tieni in “posta in arrivo” solo le email strettamente necessarie. Le altre organizzale in sottocartelle (per temi, destinatari…). Evita di inviare email troppo pesanti grazie a strumenti ad hoc come iCloud e WeTransfer. Il cestino c’è perché va usato e, almeno ogni tanto, svuotato» consiglia Paganini.
  3. San Backup. «Fai il backup. Adesso. Non dopo, ora. I tuoi dati sono l’asset di maggior valore: il pc o il Mac lo ricompri, certi file no. Dischi, dischi di rete (Nas) e cloud: le chiavette vanno bene per scambiare le ricette. Backup significa salvare file (e cartelle importanti) con frequenza e periodicità, possibilmente in automatico. Chi usa Mac è facilitato da Time Machine: basta collegare un disco Usb o un Nas e Mac pensa a tutto. Per Windows è possibile effettuare il backup “manualmente”, copiando la cartella “lavoro” su un disco esterno, oppure impostando l’operazione in automatico tramite strumenti semplici (e spesso gratuiti) come Cobian Backup» prosegue Paganini.
  4. Sicurezza, privacy & password. Occhio alle trappole online, alle email dalla (finta) banca, alla richiesta di Pin e autorizzazioni. Occorrono buon senso e un valido antivirus (meglio se firewall). «Ogni password dovrebbe essere curata e accudita, non lasciata su un post-it sul monitor! Ogni account deve avere la propria password: la stessa password per tutto è un rischio enorme».
  5. Connessione is the new queen. Nel dubbio, almeno una Adsl, meglio una fibra, per quanto lenta. La maggior parte delle offerte è simile (nei costi) tra fibra e Adsl. Le connessioni tramite cellulare o router 4G (le cosiddette “saponette”) sono solo un palliativo: i giga si esauriscono e la qualità del segnale 4G può essere soggetta a ogni tipo di interferenza.
  6. Aggiorna che ti passa. Aggiorna Windows, Mac e le principali App (come Skype).
  7. Usa il cloud. «Ferme restando le importanti note sulla privacy e sulla sensibilità dei dati personali e aziendali, disporre di documenti online e condivisi è sempre utile, pratico e risparmia la necessità di inviare allegati inutilmente. Se la posta è sincronizzata in automatico, perché lo siano anche i documenti, dobbiamo metterli su un cloud».
  8. Divide et impera. Crea account (e password) per ogni membro della famiglia, tieni distinti gli usi dei device: quelli lavorativi da quelli ludici.
  9. Tieni aperte le App che usi di frequente. Anche se sei costretto a usare l’ennesimo strumento per le conferenze online, è buona norma tenere aperti quelli che usi di solito. Una dritta? Usa WhatsApp tramite Web: comodissimo!
  10. Antivirus e licenze software. «Online, da Amazon a numerosi store affidabili, è possibile acquistare la licenza digitale originale, per esempio di un antivirus, per pochi euro, spesso 20-30, e avere la copertura per un anno di diversi dispositivi (anche tre pc)».

Tratto dall’articolo “Rivoluzione smart working” pubblicato su Millionaire di maggio 2020. 

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