«Per trovare soluzioni innovative ci vuole una squadra. Nessun genio può farcela da solo»

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stefano mastrogiacomo

«Dov’è il genio che può risolvere da solo il cambiamento climatico? O la pandemia? O il Recovery Fund? Non esiste. Il miglior leader non è una persona, ma la squadra. Credo nella collaborative leadership, non perché sono un idealista, ma perché i problemi oggi sono troppo complessi. E per trovare soluzioni innovative ci vuole una squadra».

Stefano Mastrogiacomo è un esperto di team e gestione di progetti. È stato consulente per aziende e organizzazioni internazionali, da Cartier al World Economic Forum. Fondatore di Team Alignment Company, ricercatore all’Università di Losanna, docente e consulente aziendale («Non ho mai saputo scegliere»), ha sviluppato strumenti pratici e visuali che aiutano i team a rimanere allineati, creare fiducia e ottenere risultati.

I suoi tool sono utilizzati da centinaia di aziende nel mondo. Sono disponibili online su strategyzer.com. Mastrogiacomo li ha raccolti nel libro High-Impact Tools for Teams (in italiano Strumenti ad alto impatto per il lavoro in team, Edizioni LSWR), scritto insieme ad Alexander Osterwalder, inventore del Business Model Canvas. «Studiavamo insieme all’Università di Losanna, abbiamo preparato la tesi di dottorato con lo stesso professore. Mentre Alex nella sua sviluppava il Business Model Canvas, io mi occupavo di tecnologie collaborative e dinamiche dei team».

Come è nato il suo interesse?

«Ho iniziato a interessarmi alle dinamiche dei team quando facevo lo sviluppatore di software. Mi sono reso conto che molti progetti fallivano. Ho cercato le cause di quei fallimenti. Oggi le statistiche dicono che la probabilità di riuscita di un progetto innovativo è del 30%, il 50% delle riunioni è considerato inutile, il 75% delle squadre non funziona. La risposta a questi problemi non è nelle scienze aziendali, ma nelle scienze sociali: antropologia, linguistica, psicologia. Da lì ho preso i concetti che ho riportato nei miei tool. Bisognava rimettere il lato umano al centro».

Requisiti fondamentali di un team?

«Allineamento e sicurezza psicologica: se non ci capiamo e non abbiamo fiducia, il progetto non va in porto. Molti problemi derivano dalla mancanza di comprensione: crediamo di capirci, ma ci basiamo su presupposizioni. Questi perception gap portano la collaborazione fuori strada. La fiducia è altrettanto importante. Non vuol dire che dobbiamo amarci, ma che ogni membro della squadra si sente libero di dare un’opinione o fare domande senza essere giudicato. Anzi, se fa un errore, sa di poter contare sulla squadra. La sicurezza psicologica è il requisito numero uno per i team in Google».

Come si crea un buon team?

«In ogni squadra ci sono membri con diversi background culturali e competenze. Interfunzionalità, diversity, inclusion, globalità sono perfetti per la creatività, ma possono essere fonte di frizione. E, visto che i progetti sono sempre più complessi e la responsabilità è collettiva, ogni team deve attrezzarsi prima di intraprendere i suoi viaggi di innovazione e occuparsi da subito di allineamento, regole, relazioni e conflitti».

Lei ha inventato un grande poster che tutte le persone che compongono un team dovrebbero compilare insieme prima di iniziare un progetto. Di cosa si tratta?

«Sì, si chiama Team Alignment Map. Ci ho lavorato tantissimo, ho fatto ricerca e applicazioni sul campo, ma alla fine il risultato è uno strumento facile, accessibile a tutti, che chiunque può usare».

Da dove si parte?

team alignment map
© Strategyzer

«Dalla missione: qual è il motivo della nostra collaborazione. Poi ci sono 4 elementi da discutere: 1. Gli obiettivi da raggiungere. 2. Il ruolo di ognuno: cosa dobbiamo fare e con chi. 3. Le risorse necessarie per fare la propria parte. 4. I rischi: quali paure o eventi potrebbero diventare ostacoli al nostro successo e come affrontarli. Dopo esserci confrontati e soprattutto capiti, ognuno avrà più chiaro il proprio contributo e quello degli altri. Ed è lì, sulla comprensione e l’allineamento, che si crea la magia della collaborazione. Solo allora potremo passare alla fase di esecuzione, altrimenti i problemi verranno a galla durante il progetto, con il rischio di fallire».

Possono esserci altri ostacoli?

«Le persone, quando lavorano in squadra, svolgono un’attività e allo stesso tempo creano una relazione. Ecco, troppo spesso ci concentriamo solo sull’attività dimenticando i rapporti. Dobbiamo definire da subito le regole della squadra e i comportamenti che vogliamo. Per esempio: non facciamo riunioni senza essere preparati, non si mangia nell’open space, dobbiamo essere puntuali… È lo scopo del tool che ho chiamato Team Contract».

Cosa può fare il singolo per lavorare bene in team?

«Migliorare la comunicazione: dovremmo imparare a fare delle buone domande rimanendo ancorati alla realtà (quante volte in riunione si parla di cose astratte!). Gestire i conflitti in modo costruttivo: esprimere il proprio disappunto senza accusare gli altri (evitate frasi come “Non posso contare su di te”, “La tua è un’idea pessima”). Rispettare gli altri e valorizzarli: ogni tanto, tra un progetto e l’altro, bisogna anche dirsi grazie».

In un’azienda quali sono le strategie che tutti dovrebbero seguire?

«1. Mantenere allineamento e sicurezza psicologica. 2. Preparare le riunioni, per non sprecare un momento che è fondamentale per capirsi e coordinarsi. 3. Usare strumenti visuali: se parliamo soltanto non ci resterà alcuna traccia di quello che abbiamo discusso. Nelle riunioni, per esempio, i post-it aiutano molto, attraverso la visualizzazione, a mettere tutti sulla stessa frequenza».

E in smart working?

«Adottate sistemi di videoconferenza e una digital whiteboard (lavagna virtuale). Programmi come Mural, Miro, InVision o la Strategyzer platform permettono di lavorare insieme a distanza. Vedere le persone su Zoom o Teams e visualizzare il lavoro sullo stesso board ricrea online l’esperienza più simile a una riunione in presenza. In questo la tecnologia è imbattibile: è la più efficace per la collaborazione. È essere insieme nella stessa sala anche quando non lo siamo».

Gli errori da evitare?

«Spesso si usano le riunioni per condividere aggiornamenti e le chat o le email per lanciare nuovi progetti. È tremendo, bisogna fare il contrario! Perché chat e email sono canali di comunicazione “poveri”: permettono di condividere testo scritto. Quando si discute un nuovo progetto, invece, serve un trasferimento di informazioni maggiore. Un altro errore riguarda la mancanza di competenze: piattaforme, template e tool sono inutili se non usati in modo efficace».

Come prepararsi al futuro?

«Da un recente studio di PwC risulta che: 1) Lavoreremo sempre più da remoto. 2) Nessuno vuole abbandonare l’ufficio. Significa che le due modalità coabiteranno, ci saranno team ibridi, l’equilibrio tra ufficio e remote working cambierà da un’azienda all’altra, ma anche da un team all’altro all’interno della stessa impresa. Dobbiamo attrezzarci su entrambi i fronti. A casa non si può collaborare usando un laptop di 13 pollici, è troppo piccolo! In ufficio, ci vogliono sale grandi, con uno schermo per vedere le persone in videoconferenza e uno per le digital whiteboard».

Tratto dall’articolo “Il vero leader? È il team” pubblicato su Millionaire di maggio 2021. 

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