Sedi prestigiose. Tecnologie all’avanguardia. I migliori servizi di segreteria. Noleggiare uffici arredati è un trend sempre più diffuso. Perché permette di avviare un’attività in meno di 24 ore…
Chi non vorrebbe aprire un ufficio, funzionante da subito, magari in piazza Duomo a Milano o nel centro di Roma? Niente di più facile. Basta rivolgersi a uno dei numerosi business center che, in Italia come nel resto del mondo, offre il noleggio di uffici già arredati e attrezzati con tutte le tecnologie.
Il trend del noleggio è sempre più diffuso. Il primo a sottolinearne l’importanza è stato Jeremy Rifkin, professore di economia Usa, che nel libro L’era dell’accesso scrive: «Possedere cose, molte cose, è considerato obsoleto e inadatto a un’economia veloce ed effimera come quella che ci attende». E la tendenza, oltre a vantare una lunga storia (a Babilonia, prima della nascita di Cristo, si affittavano i buoi per arare i campi), negli Stati Uniti è quasi normalità: il 30% di case, automobili e attrezzature per ufficio sono utilizzati in leasing. Negli Usa è attiva anche una forma di contratto, denominata leaseback, con cui il proprietario vende un bene e contemporaneamente lo affitta dal compratore, continuando così a utilizzarlo. Spiega il sociologo Francesco Morace: «Oggi la qualità di ciò che usiamo è diventata più importante della proprietà. Il noleggio di spazi ufficio già arredati è utilissimo a chi, lavorando da casa, ha bisogno di luoghi professionali dove incontrare i clienti solo in alcune occasioni. Nel passato, queste strutture erano utilizzate da aziende che volevano “bluffare” con gli stranieri in visita, simulando sedi in zone prestigiose. Oggi invece è una soluzione comoda per i professionisti in viaggio e per aziende che, in meno di 24 ore, vogliono disporre di tecnologie all’avanguardia. Nel futuro, questa opportunità sarà sempre più utilizzata».
Ma come si fa a noleggiare un ufficio chiavi in mano? Due le possibilità: i business center, oppure gli alberghi specializzati in soluzioni di lavoro. Nel primo caso, si tratta di uffici gestiti da società che forniscono spazi e servizi accessori. Il primo benefit è la domiciliazione, con cui un’azienda fissa la propria sede legale presso il business center, senza avere l’obbligo della presenza fisica. Di solito, con la domiciliazione c’è la possibilità di ricevere posta e disporre di una segreteria telefonica che risponde in modo personalizzato (cioè, non con un semplice «Buongiorno», ma con un «Buongiorno, siamo la società Rossi»). I costi sono diversi a seconda della città e aumentano in base alle opzioni richieste. Esempio: la sola domiciliazione può costare da 100 euro al mese in su. «E’ un servizio scelto da molte società straniere e uno dei più richiesti in generale» afferma Gianluca Pollesel, vicepresidente di Aniur (Associazione nazionale imprenditori uffici residence, tel. 06 65970270, www.aniur.com.) e direttore generale di Business Center di Padova. «In questo modo, società americane o cinesi possono far credere di avere una sede anche in Italia» dice Pollesel.
Chi invece desidera affittare uno spazio minimo, può scegliere di noleggiare una postazione di lavoro singola in un open space, oppure una o più stanze di dimensioni variabili (il minimo si aggira sui dieci metri quadri). La permanenza può limitarsi a un solo giorno (dai 100 euro in su), a un mese (dai 700 euro in su), fino a durare anni. Tutti i business center prevedono una prenotazione last minute senza sovrapprezzo. In altre parole, chiami oggi dagli Usa e domani mattina hai un ufficio super attrezzato a Milano. C’è anche chi affitta uno spazio per un giorno fisso alla settimana. «Una soluzione interessante soprattutto per professionisti che vogliono operare in più città contemporaneamente» suggerisce Lorenzo Cea, general manager della società Pick Center di Roma. L’affitto di solito comprende l’uso di scrivanie, poltrone, cassettiere e armadi direzionali, linee telefoniche e fax, oltre all’accesso a Internet. A richiesta, saranno disponibili segretarie e traduttori, mentre per il pc bisogna arrangiarsi: le apparecchiature informatiche, per motivi di riservatezza, non vengono noleggiate dai business center. Un altro grande vantaggio è la fatturazione unica per tutte le spese condominiali, di riscaldamento, pulizia ed elettricità. «C’è dell’altro: molte società del settore dell’information technology si sono espanse in tanti luoghi diversi grazie all’affitto degli uffici» dichiara Pollesel.
Così è stato per Svetlin Manavski, ingegnere bulgaro, trapiantato in Italia, responsabile della Global Security Services di Padova: «La nostra azienda è nata con il subentro a una società in fallimento. Dovevamo essere operativi fin dal primo giorno, pena l’arresto del lavoro. Noleggiando un ufficio siamo riusciti a non perdere tempo e a disporre di uno spazio in cui operare nella piena riservatezza». Numerose anche le imprese che sfruttano gli spazi a noleggio quando vogliono ristrutturare la propria sede. «Spesso si tratta anche di piccoli neo-imprenditori, che non vogliono impegnarsi troppo con gli investimenti iniziali. Così non perdono tempo, nemmeno per la ricerca di una sede adeguata» afferma Daniela Arnone, responsabile di Eureca Pluriservizi, società che propone spazi ufficio a Roma.
Infine, ci si può rivolgere a un centro uffici anche per il noleggio di sale riunioni dotate di lavagne luminose, videoproiettori e accessi telefonici (costo: dai 100 euro circa in su per mezza giornata). «Molte società ora preferiscono svolgere colloqui nei centri uffici, anziché nelle sale degli alberghi – commenta Pollesel – perché l’immagine è più professionale».
Gli alberghi sono l’unica alternativa ai business center. Nella maggior parte dei casi, anche chi non è ospite può usufruire di spazi e attrezzature. Alcune catene alberghiere hanno proprio nell’offerta business il loro punto di forza. Presso i Novotel (www.accor-hotels.it), le camere sono ammobiliate con scrivanie direzionali ed è possibile accedere a sale riunioni, prenotabili in tutto il mondo, e Internet Point. Prezzi: dai 130 euro in su per le camere, e dai 200 euro circa in su per le sale riunioni.
Maria Spezia, Millionaire 5/2004
